受信トレイのストレスを解消して時間の管理を取り戻す5つの方法

時々、重要なプロジェクトやタスクに行く時間を見つけられずに、まる一日メールに答えているだけのように感じることがあります。

メールに関しては、タスクに固有のプレッシャーと緊急性があります。常にメールをチェックして迅速に対応する必要があるかのように感じるのは簡単です。あるいは、怠惰で、組織化されておらず、非生産的であると見なされる可能性を危険にさらします。

受信トレイに何百ものメールが詰まっていると、見ていて圧倒されます。私たちは簡単にパニックに陥り、コントロールできないと感じることができます。しかし、実際には、重要なのは受信トレイ内のメッセージの数ではなく、受信トレイ内の自分の脳と精神的エネルギーの量です。それがあなたの生産性を妨害しています。

潜在能力を最大化するには、注意散漫を排除し、集中力と創造性を活気づける方法で環境を制御する必要があります。君は受信トレイを制御します—制御させないでください。

事後対応型ではなく事前対応型のアプローチを取ると、メールの刑務所からの脱出に大きく役立ちます。メールとの健全な関係を構築するためのヒントをいくつか紹介します。

受信トレイダイエットに行きます。
5、10、または15分ごとに電子メールをチェックすると、集中力が著しく低下する可能性があります。 1日に2回、朝に1回と1日の終わりに1回、メールをチェックする戦略を採用してみてください。ポリシーを設定すると、より長い時間集中することができます。それが役立つ場合は、この実践をテストするためのアカウンタビリティパートナーを見つけてください。

メールクライアントを閉じます。
予定されているメールのチェックイン時刻になるまで、メールアプリまたはブラウザを閉じます。すぐに対応しなければ、世界は終わりません。依存症を抑えるには、「コミットメントデバイス」と呼ばれる心理的手法を利用したインターネット接続をオフにしてみてください。 Gmailを使用している場合は、Gmailの拡張機能である受信トレイの一時停止を確認してください。Gmailの拡張機能により、メールを受信する準備ができるまでメールを保留できます。

アラートと通知を無効にします。
メールの効果音とリマインダーをオフにします。コンピューターとスマートフォンで、ベル、鳴動、振動アラートを無効にします。これらは、手元のタスクからあなたの焦点を取り除くために不必要な気を散らす可能性があります。

「登録解除」は頻繁に、そして自由に。
電子メールと仕事の生産性に関しては、少ないほど良いです。デパートのメーリングリストにサインアップして、さらに20％オフになることを覚えていますか？定期的に受け取るニュースレターやその他のメールを削除します。読んでいない、または読むつもりのないもの（たとえば、毎日の取引アラート）の購読を解除して、受信トレイのスペースを空けます。それは簡単で時間がかかりませんが、それだけの価値があります。整理をさらに簡単にするには、Unroll.meを試してください。不要なリストの購読を解除するだけでなく、すべての購読をダイジェストにまとめます。

迅速な決定を行います。
すべてのメールにはアクションが必要です。大体の目安：アクションが5分以内に完了できる場合は、その場で実行してください。たとえば、イベントへの参加を決定する必要がある場合は、迅速な判断を行い、単純な「はい」または「いいえ」で応答します。その他のリクエストについては、タスクにかかる時間を考慮してください。 5分でできることなら、邪魔にならないようにします。しっかりして、自分で設定したガイドラインに従ってください。戻る必要のあるタスクの場合は、次のことを決定します。適切なフォルダにメールをファイリングします。印刷する;または、to-doリストに追加します。タスクに戻って処理する時間を必ずスケジュールしてください。

ときどき、受信トレイを空にすることの最も難しい部分は、リクエストと機会にノーと言わなければならないことを受け入れることです。あなたの時間は限られており、非常に貴重です。受信トレイ内で滞りなく過ごしてください。

運転手席からメールを上げるために毎日いくつかの小さなステップを踏むことで、マインドフルにそしてあなた自身の条件で作業することにはるかに近づくでしょう。

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