仕事用メールはマネージャーにとって逆効果になる可能性があります

新しい調査では、電子メールが「適切に管理されている」場合を除いて、電子メールは管理者にとってのメリットというよりも単なる面倒なものである可能性があることが示されています。

実際、ミシガン州立大学の研究者は、管理者がメールのチェック頻度を減らすことでパフォーマンスを改善できることを推奨しています。

調査官は、電子メールのトラフィックに追いつくことはマネージャーに高い要求を課し、それが彼らが彼らの目標を達成し、優れたリーダーになることを妨げていると説明しています。

研究は、経営学教授のラッセル・ジョンソンが主導し、 応用心理学ジャーナルは、メールからの注意散漫が管理者、生産性、リーダーとしての役割にどのように影響するかを最初に調査したものの1つです。

研究者たちは、従業員がメールの中断から回復するために毎日90分以上、または毎週7時間半以上費やすことを発見しました。ジョンソン氏によると、マネージャーは違いはなく、彼らの注意散漫はさらに大きな影響を及ぼします。

「ほとんどのツールと同様に、電子メールは便利ですが、過度にまたは不適切に使用すると、混乱を引き起こし、場合によっては損害を与える可能性もあります」とジョンソン氏は述べています。

「マネージャーが電子メールの中断から回復しようとしているとき、彼らは目標を達成できず、マネージャーの責任を無視し、部下は成長するために必要なリーダーシップの行動を持っていません。」

研究者は、マネージャーには他の従業員とは異なる要求があり、メールの要求が原因で圧倒され非生産的であると感じた場合、リーダーの行動を制限し、戦術的な任務にピボットすることで対応すると説明しています。

ジョンソン氏によると、この行動は戦略的で意図的なものであり、生産性を高めることができるという。 「興味深いことに、管理者は「構造的行動」を開始するよりも「リーダー行動」を縮小したことがわかりました」とジョンソン氏は述べています。

「以前の行動は、部下のやる気と刺激を与え、将来について楽観的に話したり、仕事のタスクが重要である理由を説明したりすることに関係しています。後者は、作業目標の設定、職務の割り当て、フィードバックの提供など、より具体的でタスク重視です。」

したがって、マネージャーは管理していないだけでなく、生産性を高めるために、より小さなタスクに焦点を合わせています。

Johnson氏と同僚は、電子メールの要求がマネージャーを妨げる方法をテストするために、グループから1日に2回、2週間にわたって調査を収集しました。

マネージャーは、電子メールの頻度と要求、主要な職務に対する彼らの認識された進捗状況、効果的な変革的リーダーの行動と構造リーダーの行動の開始に従事した頻度を報告しました。

ジョンソン氏は、「マネージャーがメールの需要が高いと報告した日に、結果として作業の進捗状況が低くなり、リーダーの効果的な行動が少なくなることがわかった」とジョンソン氏は語った。

自分の責任を果たせないことに加えて、メールの注意散漫は、部下にリーダーの行動の欠如や、やる気と刺激を与える行動に悩まされます。

ジョンソン氏は、「マネージャーがリーダーの行動や組織の行動を減らすと、従業員のタスクパフォ​​ーマンス、仕事の満足度、組織のコミットメント、本質的な動機付けや関与がすべて減少し、従業員のストレスやネガティブな感情が高まることが示されています。」

重要なことに、ジョンソン氏は、リーダーの行動は従業員のパフォーマンスと強い相関関係があると述べたが、残念なことに、電子メールの気晴らしのために後回しにされた行動だった。

「この話の教訓は、マネージャーはメールをチェックするために特定の時間を確保する必要があるということです。これにより、受信トレイに新しいメッセージが表示されるたびに反応するのではなく、管理者が管理できるようになります」とJohnson氏は語ります。

出典：ミシガン州立大学