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効果的なTo-Doリストを作成する方法

私は10歳のときに最初の時間単位のスケジュールを試して、物事を成し遂げる手助けをしたことを覚えています。本当は自分のことではありませんでした。それ以来、毎時のスケジュールを引退しましたが、それでも毎日のやることリストに依存しています。

大学では毎晩同じことをしました。優先順位でランク付けされた翌日の予定リストを手作業で書きました。各タスクの横に、各タスクにかかる時間数を書き留めました。

これは昔も今も習慣であり、機能するシステムを見つけることは私にとって苦労してきました。私はさまざまな方法をテストし、このテーマについて多数の本を購入し、実験しました：色分けされた書き込み、バスルームの付箋メモ、アプリ、デイタイマー—名前を付けて、試してみましたそれ。だから私は冒険に出て、毎日のやることリストを書くだけでなく、より多くのことを成し遂げるための最も効果的な方法を見つけ出しました。

やることリストの簡単な歴史

チャールズシュワブは鋼鉄の大物であり、生産量と経済効率に夢中な人でした。彼は彼の工場でテイロリズムと呼ばれる時間節約のワークフロープロセスを導入した最初のアメリカ人の一人でした。 1900年代の初めに、シュワブは従業員の生産性を向上させることができる個人に見事に報いると述べたメモを送りました。
広報の父であるアイビー・リーはシュワブと会い、次のことを提案しました。

各従業員は毎日6つのタスクを書き留め、優先度の高いものから低いものへとランク付けし、すぐに最初のタスクに取り掛かる必要があります。彼らはリストを下に進み続け、完了していないタスクは翌日のリストに移動するだけです。リストの作成と監視を90日間行った後、Schwabは生産性が劇的に向上していることに気付きました。

やることリストは現代の生活の中で日常的に必要となっていますが、生産性を向上させるツールではありません。

ある時点で、短期間に完了する10個以上のタスクを含むTo Doリストを作成した可能性があります。仕事に取り掛かると、仕事の純粋な広さにより、重い義務感と心の奥でしつこい気持ちを抱え、麻痺状態に陥ります。心理学者は、心理学の分野で古い現象であるツァイガルニク効果をしつこく感じると呼びます。私たちの心は未完成の仕事にこだわり続け、私たちの精神的および肉体的な健康を苦しめます。完了すると、この作業の負担から解放されます。

私たちのすべてのタスクを完了するという心理的な急ぎは、私たちの心が愛する状態です。では、なぜ最初にこれらの巨大なリストを作成するのでしょうか。

Tim Pychyl博士は、先延ばし研究の専門家です。彼は、どれか1つでも完了せずに、完了したいすべてのタスクを書き留めるだけで、達成感をすぐに感じると主張しています。あなたの脳はあなたが感じたい成功をシミュレートします。

to-doリストに多くの非特定のタスクを書き留めることは、そのような空想への完璧な代理として機能します。それはあなたがハードタスクを成功裏に完了することについて空想することを可能にし、そしてあなたに精神的にこの考えにふける許可を与えます。すぐに満足ですが、実際には何も達成していません。

優先順位のないto-doリストから1日を始めることも、その日が進むにつれて生産的な決定を下す能力を損なう可能性があります。自我の枯渇とは、意思決定の「ポイント」の量を指します。ポイントを使い果たすと、賢い判断を下す能力が損なわれます。

100を超える実験により、1日の初めにより多くの自制を行使することで、日が進むにつれてモチベーションと注意力が低下することが確認されています。これが、人々がストレスと疲労の日々の後にダイエットをだます傾向がある理由です。毎朝、朝食に何を食べるかを決めたり、何を着るかを選ぶのに費やしていると、重要でないタスクに限られた自己管理リソースを無駄に費やしています。これが、伝説のApple CEOであるSteve Jobsが毎日同じ服を着ていることで知られている理由の1つです。

効果的な「やること」リストの作成

to-doリストに漠然とした1語のタスクを書くと、タスクをより速く完了することができなくなります。やるべきことを具体的に考えなければなりません。非特定の用語を使用してタスクを書き留めることは、現時点では時間を節約するのに役立つかもしれませんが、それはあなたの進捗状況を損ない、長期的には時間を節約しません。

これは、to-doリストを作成する方法です。

タスクの完了ラッシュを取得するには、実際に必要なのは短いリストだけです。毎日のTo Doリストに3つ以下のタスクを書き留めてください。パイプラインに降りてくるタスクを追跡する2つ目の進行中のリストがあるかもしれません。重要度でそれらを優先します。自問してみてください：「どのタスクが私に最も達成感を与えますか？」それがタスクNo. 1です。3つのタスクをリストにした後、オーバーフロータスクがあれば、簡単に隠せる別の紙に置きます。見えないところに保管してください。
小さな付箋紙や裏地付きのインデックスカードを使用します。小さな紙片は、長いto-doリストを書くことを物理的に妨げます。
to-doリストの第一人者であるDavid Allenは、タスクをアクションとして書き留めることを提案しています。これにより、リストを作成するときに非特定の用語を使用できなくなります。たとえば、「発動機を見つける」の代わりに「お母さんに電話して発動機を提案するように依頼してみてください。」または「ティムの研究を開始して終了する」のようにしてください。これをチェックする1つの方法は、新しいTo-Doを書き留めるたびに、「このタスクを実行するためのステップ1とは何ですか」と自問してください。ステップ1が新しいTo-Doになります。
一度に1つのタスクを表示します。 1日に3つのタスクが多すぎる場合は、リストを一度に1つのタスクで表示することにより、生産性を高めることができます。今すぐやってみてください。または、昔ながらの場合は、ポストイットノートごとに1つのタスクを記述し、それらをスタックして、前のタスクを非表示にします。

アイビー・リーはそれを完全に正しく持っていませんでした。 1日で6つのタスクが多すぎました。しかし、明らかに彼は正しい場所に頭を抱えていました。彼は定期的に肩をこすり、ロックフェラーに相談しました。チャールズシュワブは後に、ベツレヘムスチールを2番目に大きな独立した鉄鋼生産会社に組み込みました。